Prima greșeală nu este în ofertă. Este în primele 30 de minute după publicarea licitației.

Cele mai multe companii cred că participarea la o licitație începe în momentul în care cineva deschide caietul de sarcini și începe să împartă responsabilități în echipă. Departamentul tehnic verifică specificațiile, colegii din vânzări calculează prețul, iar partea administrativă pregătește documentele necesare. Din acel moment, întreaga organizație începe să consume timp, resurse și energie pentru construirea unei oferte.

Ofertanții cu experiență urmează însă un traseu diferit.

Înainte să decidă dacă vor participa, încearcă să afle dacă procedura merită, cu adevărat, efortul pe care îl presupune. Diferența pare subtilă, însă ea influențează, de multe ori, rezultatul întregii competiții.

Primele treizeci de minute petrecute în fața documentației sunt rareori dedicate pregătirii ofertei. Ele sunt folosite pentru a răspunde unei întrebări mult mai importante: există premisele unei competiții pe care o putem aborda în condiții rezonabile?

Această analiză nu începe cu descrierea produsului sau a serviciului solicitat.

Începe cu arhitectura procedurii, din fișa de date.

Un ofertant experimentat va încerca să înțeleagă cine poate participa, cum va fi evaluată oferta, ce cerințe eliminatorii există, care sunt obligațiile asumate prin contract și dacă termenele impuse pot fi respectate în mod realist. Abia după ce aceste elemente sunt clare merită investit timpul necesar pentru analiza detaliată a cerințelor tehnice.

De foarte multe ori, documentația transmite mult mai multe informații decât cele scrise explicit.

Unele cerințe tehnice sunt formulate suficient de clar încât orice operator economic să le poată înțelege fără dificultate. Alteori însă, anumite condiții ridică întrebări legitime. Sunt ele proporționale cu obiectul contractului? Pot fi îndeplinite de mai mulți operatori economici sau restrâng, în mod nejustificat, competiția? Factorii de evaluare permit o departajare obiectivă sau lasă loc unor interpretări care ar putea genera dispute ulterior?

Aceste întrebări nu urmăresc identificarea unor motive pentru contestarea procedurii. Ele reprezintă o formă de analiză a riscului, absolut firească înainte ca o companie să investească zeci sau chiar sute de ore în pregătirea unei oferte.

Una dintre cele mai costisitoare greșeli pe care le fac ofertanții este să descopere vulnerabilitățile documentației după ce oferta este aproape finalizată. În acel moment, timpul rămas este limitat, echipa este deja implicată în proiect, iar deciziile sunt influențate mai degrabă de investiția făcută până atunci decât de șansele reale de succes. Din perspectivă juridică și comercială, această situație poate deveni extrem de dificilă.

Aici începe, în realitate, contribuția consilierului juridic.

Mulți îl implică în ultimele zile, atunci când documentele trebuie verificate înainte de încărcarea în platformă sau când apare o contestație. Valoarea lui este însă mult mai mare la începutul procedurii, atunci când poate analiza documentația fără presiunea termenelor și fără ca organizația să fi consumat deja resurse importante.

Experiența arată că cele mai valoroase observații nu privesc articole de lege, ci întrebări aparent simple. Cerințele sunt suficient de clare pentru a permite întocmirea unei oferte conforme? Obligațiile contractuale sunt echilibrate? Există clauze care transferă riscuri imposibil de controlat? Calendarul procedurii poate fi respectat fără a compromite calitatea execuției? Sunt aspecte care ar trebui clarificate înainte de depunerea ofertei, nu după desemnarea câștigătorului?

Foarte puține dintre aceste întrebări vor conduce la renunțarea la procedură. Cele mai multe vor ajuta compania să participe mai bine pregătită și cu o imagine mult mai clară asupra riscurilor pe care și le asumă.

Poate că acesta este primul lucru pe care îl învață orice ofertant cu experiență. O licitație nu începe în ziua în care se redactează oferta și nici în momentul în care documentele sunt încărcate în platformă. Ea începe cu analiza atentă a documentației și cu decizia, luată în cunoștință de cauză, că procedura merită timpul, oamenii și resursele pe care compania urmează să le investească.

Checklist-ul CONSJ.RO – Primele 30 de minute

Înainte să decizi că vei participa la o procedură, răspunde la aceste cinci întrebări:

Înțeleg exact cum va fi evaluată oferta mea?

Există cerințe pe care nu le pot justifica prin raportare la obiectul contractului?

Contractul conține obligații sau riscuri pe care compania nu și le poate asuma?

Există aspecte care trebuie clarificate înainte de depunerea ofertei?

Dacă aș fi consultantul concurentului meu, care ar fi primul risc pe care l-aș observa în această documentație?